如何有效提升你的职场写作能力？职场写作最忌讳打开电脑就写，请你先想再写。可以分三个步骤完成构思过程， TCS，tone，content，structure——基调、内容、结构。

基调为王，七种文案的标志性语气

第一步，基调，文章以基调为“王”。基调对了，事半功倍；基调错了，哪怕你传递的信息再重要，我也不会关注。

正确的基调能传递出文章真正的价值，也就是你的价值。职场写作可以分成四大类，那么每一类都需要传递你的什么价值呢？

第一，总结类， 写的是成绩，呈现的是你的潜力；

第二，调查报告类， 写的是调查结果，呈现的是你求实的态度；

第三，申请类， 内容是提问，呈现的是你主动的思考方式；

第四，计划类， 写的是阶段任务，呈现的是你的责任感。

如果明白了要呈现自己什么价值，那你拿捏起文章的基调来，正确的概率就会很高。

我们以常见的六种具体文案为例，探讨一下它们的标志性的基调。

1.年终总结，基调要求：有深度。

不要写成一份业绩的流水账——因为你的工作结果，领导在看你的总结之前就知道。可他为什么还要看？

他要读到你的分析能力；他希望你能从对工作感性的认知，上升到理性的规律性的总结；他需要你协助他，对未来做出更正确的决定。

由此来看，年终总结不是回顾，而是行动指南。好的年终总结：

会将工作成果写出意义，会提供难得的一线经验、不同的视角；

会在罗列了贡献之后，找出问题或机遇，以及怎样解决这个问题，或抓住这个机遇。

这就是“有深度”。

2.进展汇报，基调要求：不讨教。

在进展汇报里，不能只提问题，向领导讨教，而应该给出方案，向领导汇报。讨教的公式是：您告诉我该怎么做。 汇报的公式是：我这样做，您同意吗？

这里我想提醒你，哪怕领导没有要求你写进展汇报，你也要养成定期向他汇报的习惯。

你需要将解决问题过程中的一些重要发现、关键结论、阶段性成果等小胜利，实时呈现给他，让他读出你的认真，让他看到你不断提高工作能力的过程。

3.调查报告，基调要求：实事求是。

在收集充分的事实资料后，你的措辞是“资料显示、数字表明”，而不是“我认为、我估计”。这种报告才能展现事情的真相，才会有让人惊喜的收获。

4.请示，基调要求：有主见。

有的人这么写：

“客户投诉如下，请指示。”

不管是找领导要人、要钱，或其他任何资源，一定要有清晰的主见。

比如申请款项，你要给一个量化的标准让领导来裁决，不能模糊不清，让他无据可依、无处下手。 让他做选择题的时候，你也需要提供最佳选项。

另外， 部门主管向上级递交请示的时候，不能采用传声筒的语气。

不要写“他们抱怨”或“他们声称”，要写“我注意到”“我相信我的团队会……”这才是有担当、有主见的语气。

5.批复，基调要求：态度明确。

不能出现这样的措辞：“似属可行”“酌情办理”。

6.项目计划，基调要求：“可交付”。

不能仅仅写行为。一个项目的成功，不是行动了就可以，而是众多可交付结果的总和。

比如：“选择外部供应商”，这是写行为，改为可交付的结果：“确定外部供应商”。

又比如：“草拟消费者调查报告”，这又是写行为，改为可交付结果：“递交消费者调查报告”。

这里再多说一点。最好的项目计划书，是按照 OKR目标管理工具 来写的。O:Objective目标，KR:Key Result关键结果。

简单地说，计划就是由目标和关键结果构成。其中，大目标可以分解成小目标，关键结果是用来衡量这些目标有没有完成的。按照这个工具来写，你的基调自然就是可交付的结果。

以上就是构思的第一步——基调。

从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”

TCS的第二步，C:content，内容。

你意识到了吗？我们在学校里的写作，读者是教授，他读你的文章的时候是有薪水拿的。在职场上的写作，可不是这样。

职场上的读者，大多是“甲方读者”，比如领导、客户、重要合作伙伴，等等。也就是说，他们没有义务读完你的文章，他们可以随时终止阅读。

怎么才能让这些甲方读者被你的内容吸引呢？请遵照这个原则：

先从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”，提供“所有必需信息”，然后按照“要话先说”的顺序排列。

也就是说， 你的文章每个部分都要对读者有价值。 你写第一句话，是为了让他继续看第二句话；你写第二句话，是为了让他继续看第三句话。

举个例子，如果要写一份给投资人的商业计划书，俗称项目BP(Business Plan)。我们先做发散思维，想一想在初次接触时，投资人需要哪些信息来判断是否对项目有信心，是否愿意投资参与该项目？然后，为这些信息排序。

我最担心你一上来就急着展示自己公司有多厉害，这是作者逻辑。没搭好台就展示自己，操之过急。相反，文章应该从分析整个行业下手，彰显市场空缺。搭建好舞台后，才有机会介绍自己。

风险投资人也是要最大限度地规避风险的。而先选择行业，再选择个体，是他规避风险的方式，是读者逻辑。

按照这个逻辑，文章怎样写呢？

第一部分，写“项目愿景”。 也就是，你要做一件什么样的大事。

这部分需要有一句高度精炼的话，比如黄太吉的“打造以煎饼果子为核心的中式时尚快餐连锁品牌”。

对方会问，这件事为什么值得做？于是你给出 “市场痛点”。

比如，摩拜单车是为了解决最后一公里的交通痛点。如果投资人根本不认为这是个痛点，后面一切都白写了。

再往下，是“解决方案”。

论证的是，我们正在做的这个事业，真正能解决得了这个痛点，这把钥匙能开得了这把锁。OK, 读者表示认同。

然后，他会想，“市场潜力”大吗？

这时，你该展示市场调查结果了， 包括市场规模、用户画像、竞品分析等等。

那他会接着问，为什么要投你们，而不是别人呢？

你要阐述自己的“独特优势”。 包括行业经验、核心技术、牛人团队，等等。

OK, 这时读者对你有点儿感觉了。

下一部分，趁他对你有感觉的时候，拉着他一块儿画饼， 你要写“发展规划”了。

写清楚盈利模式和发展路径。也许你觉得奇怪，为什么这个内容现在才写？其实投资人很有经验，他只要决定和你一块儿干，他会在后期帮你一起完善盈利模式，清晰发展路径。

最后，做“财务分析”， 告诉他，你们缺多少钱。

为什么把融资额度放最后写呢？

你想想看，有经验的销售想把东西卖给你的时候，通常不会一上来就报价的。他们都是把商品的价值点全部讲完以后，才把价格说出来，这个时候出现的数字，会让对方觉得是个合理的数字。

至于“退出机制”“利润分红”这些内容，在初次接触中并不重要，它们都有谈判的空间，所以可以不写。

你看，在“要话先说”的顺序下，文章环环相扣，你前一部分阐述得精彩，读者才有兴趣问下一个问题，了解下一个部分。

“向下想三层”，假设变结论

好，进入构思的第三步，TCS——S，structure结构。在你的文章里，可以用向下想三层的逻辑搭建金字塔结构。金字塔的塔尖，是你鲜明的观点或建议，而下面两层，是证据。

具体怎么搭建？在第3讲中，我会详细告诉你。现在我先给看看搭好的，刚才的商业计划书里的那些内容，我整理成了一个金字塔，如下图所示：

在这个金字塔里，塔尖，你鲜明的观点或建议，是“投钱给我们吧”。

读者自然会问：为什么？

金字塔第二层，两方面：因为有市场，因为我们强。

读者又问：有市场？——哪块市场？你们强？——强在哪里？

金字塔进入第三层的阐述。

这种顺序，让读者先读到塔尖，这样，不仅他能理解你更快，甚至认同你都更快。

因为塔尖就像一个熠熠生辉的宝石，抢先占据了他的阅读记忆，也许他会惴惴不安，也许他会兴奋不已，于是，在他接下来的阅读中，他会自己有意无意地将下面的证据与塔尖做链接，这个被说服过程由他自己来完成了。

好，这就是先想再写的TCS构思法。如果不这么做，文章可能会一点一点地偏离方向，最后主张模糊、脉络不明。而修改一份粗糙的文案，花费时间和力气更多。

压缩三分之一的文字

写完以后，还有一个步骤，压缩，删掉三分之一的文字。相信我，你可以做得到。 商务写作谨遵KISS原则：keep it short and simple。 句中不能有多余的词，段落中不能有多余的句子。

你可能会问我：文章到底是要简洁还是详实呢？

文字表达要简洁，内容提供要详实。 深度阐述和实例细节，会让文章更长，但不是冗长。“用最少的字表达最多的意思”，这是我们追求的语言审美境界。

可以用这三个方法来做到“减无可减”：

把注水的文字压缩掉：“大概”、“一般来说”、“话说回来”，等等。

把“在我看来、我认为、我相信”之类的短语删掉，这是你写的文章，没有必要反复提醒读者这是你的观点。

把意思重复的句子压缩掉：相信读者是聪明人。

简洁的文字体现自律。

回顾一下刚刚所说的内容，要养成了先想再写，然后再删的写作习惯。

写之前，做好TCS三步构思——基调、内容、结构。

第一步， 基调为王，用正确的基调传递出4类文案的真正价值；

第二步， 内容，提供“所有必需信息”，从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”，并要话先说；

第三步， 结构，用向下想三层的金字塔结构，把你的假设，变成结论，用结论去说服他人。

最后， 商务写作的KISS原则要求我们压缩文章，也提供三个方法。
以上，希望对大家能有所帮助。